C_004
Home Welkom R.O.I.

Reglement van inwendige orde

De club en de leden zijn  onderworpen aan de bepalingen van een Reglement voor Inwendige Orde.pdf

PREAMBULE

inleiding.

De vzw "Maison Européenne de Val Duchesse" werd op 11 april 1961 opgericht. Volgens haar statuten heeft ze ten doel met alle middelen de uitwisseling te bevorderen van culturele en sociale relaties tussen Belgen en buitenlanders, in het bijzonder de bestuurders en ambtenaren van in Brussel gelegen internationale instellingen. Dit gebeurt met name via de oprichting en administratie van een club en van sportinfrastructuren, waarvoor zij de toelatingsregels bepaalt. De vzw is samengesteld uit geassocieerde, toetredende en ereleden. De vzw heeft daartoe de "International Club Château Sainte-Anne" in het leven geroepen. In 2013 verleende Z.M. de Koning te titel "Royal" aan de vereniging die een nieuwe benoeming kreeg: "Royal International Club Château Sainte-Anne".

De Club en zijn leden zijn onderworpen aan de bepalingen van het volgende Reglement van Inwendige Orde, dat ze op 24 mei 2004 goedgekeurd heeft.
De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan dit reglement aan te brengen; hij laat deze goedkeuren door de Algemene Vergadering. Behoudens tegengestelde bepalingen worden de wijzigingen van kracht onmiddellijk nadat ze in de lokalen van de Club bekendgemaakt werden.

Hoofdstuk I - De Leden

Artikel 1. Toelatingsvoorwaarden :

  • Algemene peterschapsprocedure: Iedere persoon, hieronder "Titularis" genoemd, alsook de gezinsleden die lid wensen te worden, moet (moeten) bijgestaan worden door twee peters, zijnde twee leden die minstens vijf jaar anciënniteit hebben en van wie één de Belgische nationaliteit heeft; één van de peters stelt de kandida(a)t(en) schriftelijk en op gedetailleerde wijze aan de voorzitter van het Stemcomité voor, waarbij hij aanhaalt waarom hij denkt dat de kandidaat een verdienstelijk lid zou zijn dat zich kan aanpassen aan de geest van de Club. Enkel de leden die de kandidaat voldoende kennen, aanvaarden het peterschap. Zij zijn verantwoordelijk voor het gedrag van de kandidaat in de Club en moeten hem op de hoogte brengen van de gebruiken van de Club. Ze worden met aandrang verzocht om het welkomdiner bij te wonen in gezelschap van hun petekind. Vanaf 18 jaar moet elke persoon die lid wil worden zijn candidatuur aan het Stemcomité voorleggen. De leden van het Stemcomité (of één van hun familieleden) mogen tijdens hun mandaat geen peter zijn van een kandidaat. Twee leden van een zelfde familie kunnen geen peter zijn van dezelfde kandidaat.

  • Alternatieve peterschapsprocedure :
    Een buitenlandse kandidaat die geen enkel lid kent dat zijn peter kan zijn, kan zich laten voorstellen door zijn ambassadeur, door de diplomaat die hiervoor door de ambassadeur aangesteld werd of door de voorzitter van de in België gevestigde Kamer van Koophandel. Hetzelfde geldt voor de internationale ambtenaren en de diplomatieke agenten. De ambtenaren van de Europese Unie kunnen de handtekening van de Algemeen Directeur voorleggen. De aanvraag tot toelating wordt vergezeld van een aanbevelingsbrief. De leden van de Europese Commissie, van het Gerechtshof, van het Europese Parlement, van het Rekenhof, alsook de Secretarissen-generaal van de NAVO, van de Europese Unie, van de Ministerraad van de Europese Unie en de Algemene Directeuren van voornoemde instellingen kunnen hun kandidatuur rechtstreeks stellen, zonder peterschapsprocedure.

Artikel 2. Toelatingscriteria :

Iedere kandidaat-titularis moet in het bezit zijn van een Belgisch of buitenlands universitair of hogeschooldiploma. Van deze regel kan worden afgeweken in de uitzonderlijke gevallen waarbij de persoonlijke situatie van de kandidaat, alsook zijn verdienstelijkheden door het Stemcomité van zeer hoge kwaliteit beschouwd worden.
Het Stemcomité bepaalt of de kandidaat en zijn gezin, bovenop de hierboven opgesomde kwalificaties, perfect beantwoorden aan het niveau en de geest die in de doelstellingen van de vereniging bepaald worden. .

Artikel 3. Leden :

De leden van de club zijn onderverdeeld in verschillende categorieën.
Het statuut van deze categorieën is niet overdraagbaar op de gezinsleden in geval dat het titelvoerende lid komt te overlijden .
Elk jaar wordt het tarief van de lidgelden door de Raad van Beheer vastgesteld en aan het Reglement van Inwendige Orde bijgevoegd.

  1. Titularis: persoon die rechtmatig ingeschreven is in de Club en in orde is met zijn lidgeld.
  2. Gezinslid: persoon die rechtmatig ingeschreven is, een gezinslid is van een titularis en gedomicilieerd is op hetzelfde adres.
  3. Stichtend lid: lid die toegetreden is tot de Club vanaf zijn oorsprong en sinds die datum rechtmatig ingeschreven is.
  4. In het buitenland wonend lid: persoon die in het buitenland gedomicilieerd is en gebruik wenst te maken van de infrastructuren van de Club tijdens zijn korte verblijven in België.
  5. Lid op verlof: lid die zijn lidmaatschap van de Club tijdelijk wenst op te schorten door een specifiek lidgeld te betalen. Dit moet officieel aangevraagd worden bij de Directie. De toegang tot de Club wordt hem in deze periode ontzegd.
  6. Corporate lid: rechtmatig ingeschreven rechtspersoon. De personen die aangewezen worden om de ondernemingen te vertegenwoordigen, moeten door het Stemcomité goedgekeurd worden.
  7. Jong titularis: jongere van 25 tot 29 jaar.

Artikel 4. Toelatingsprocedure :

Het kandidatuurdossier bevat: voor het titelvoerende lid en voor elk gezinslid het naar behoren ingevulde formulier van de toelatingsaanvraag, twee pasfoto's, een kopie van de identiteitskaart of van het paspoort met daarop de identiteit en het adres van de persoon in kwestie, en tot slot de brief van één van de twee peters en een curriculum vitae (dit laatste niet voor de kinderen).

Het dossier wordt vervolgens aan de directeur generaal overhandigd die erop toeziet dat het volledig is.

De identiteit van de kandidaat en de naam van zijn twee peters worden minstens twee weken voor de zitting van het Stemcomité ad valvas bekendgemaakt in het kasteel en het "Club House" (tijdens het seizoen). Ieder lid dat iets wil mededelen over een kandidaat, moet de Directie hiervan schriftelijk op de hoogte brengen. Hij kan vragen om door het Stemcomité gehoord te worden vooraleer dit de kandidaturen bekijkt.
Om toegelaten te worden, moet de kandidaat over drie vierden van de stemmen beschikken die rechtsgeldig door het Stemcomité uitgebracht zijn. Ingeval de kandidaat niet toegelaten wordt, kan hij pas een nieuwe aanvraag indienen na twee jaar vanaf de dag waarop de beslissing van het Stemcomité hem medegedeeld werd. Een tweede afwijzing houdt een definitieve weigering in.

Artikel 5. Stemcomité :

Het Stemcomité bestaat uit 15 leden. De Voorzitter en de Secretaris-generaal maken er van ambtswege deel van uit. De andere leden worden benoemd door de Raad van Bestuur die erop toeziet dat het Stemcomité tegelijkertijd representatief is voor de Belgische en internationale kringen. De leden van het Stemcomité worden verkozen voor een termijn van vijf jaar die één keer verlengd kan worden. Dit Comité wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Raad van Bestuur.
Wanneer deze afwezig is, wordt hij vervangen door de Secretaris-generaal of, bij diens afwezigheid, door de oudste van de aanwezige leden.

Het Stemcomité komt minstens vier keer per jaar samen op convocatie van de directeur generaal.
Het kan maar beraadslagen en beslissen als acht van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Als minstens twee leden van het Stemcomité dit vragen, kan de stemming geheim zijn. De beslissingen van het Stemcomité zijn onherroepelijk.
De beraadslagingen van het Stemcomité zijn geheim. Het lid dat deze regel overtreedt, wordt uit het Comité gezet. Het Comité gaat over tot onderzoeken die het nodig acht; het kan een kandidaat vragen om aanvullende referenties voor te leggen en/of voor het comité te verschijnen. Ingeval een kandidatuur afgewezen wordt, brengt de Secretaris-generaal de peters van de kandidaat hiervan schriftelijk op de hoogte, zonder dat hij de redenen voor deze weigering moet vermelden.
Ieder lid dat niet de helft van de vergaderingen plus één bijgewoond heeft in de loop van hetzelfde jaar, wordt beschouwd als aftredend lid. De Raad van Bestuur zorgt voor een plaatsvervanger. .

Artikel 6. Rechten en plichten van de leden :

De leden van de Club hebben het recht om aan de activiteiten van de Club deel te nemen en zijn infrastructuren te gebruiken binnen de grenzen die in het huishoudelijke reglement voorzien zijn.
Een voorstel of klacht met betrekking tot de werking van de Club, of over de kwaliteit van de maaltijden en de service moet naar de directeur generaal gestuurd worden.
In geen geval mogen de leden hun eventuele kritiek rechtstreeks tegen een personeelslid uiten.
Wanneer ze lid worden verklaren de leden van de Club zich te voegen naar het huishoudelijke reglement en naar de wijzigingen die hieraan regelmatig kunnen worden aangebracht, alsook naar alle regels en bepalingen die conform aan de principes van voornoemd reglement bepaald worden.

De leden zijn verantwoordelijk voor het doen en laten van hun kinderen en genodigden.
Als het gedrag van een lid of van één van zijn kinderen of genodigden het rechtvaardigt, kan het Bureau van de Raad de betrokkene het gebruik van de infrastructuren van de Club voor een bepaalde periode verbieden.
Een definitieve uitsluiting kan enkel door de Raad van Beheer besloten worden.
Geen enkel definitief buitengesloten lid kan een nieuwe toelatingsaanvraag indienen of uitgenodigd worden.
De leden van de Club worden verzocht hun rekeningen (van de bar, het restaurant of voor de activiteiten) contant, met de kredietkaart of, in geval van een facturatie, via een overschrijving of een domiciliëring bij ontvangst van de factuur te betalen.
De leden blijven persoonlijk verantwoordelijk voor de betaling van de rekeningen die hen aanbelangen, zelfs als deze gewoonlijk aan een onderneming gefactureerd en door deze betaald worden.
Onregelmatige of laattijdige betalingen kunnen een tijdelijke of definitieve schorsing als gevolg hebben.

Artikel 7. Inschrijvingsgeld :

Bij zijn toelating tot de Club moet het titelvoerende lid (40 jaar of ouder) een inschrijvingsgeld betalen.
Dit geldt voor hemzelf en voor de leden van zijn gezin die op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn.

Artikel 8. Lidgelden :

De Raad van Bestuur bepaalt de lidgelden voor de verschillende ledencategorieën. Ieder nieuw lid moet in de maand van zijn toelating het inschrijvingsgeld en zijn lidgeld betalen.
Voor de leden die vanaf 1 juli toegelaten worden bedraagt het lidgeld de helft van de jaarlijkse som. Voor de leden die tussen 1 oktober en 31 december worden toegelaten, geldt de betaling van het lidgeld voor het lopende en het volgende jaar.

Het lidgeld wordt op voorhand en ten laatste op 31 januari van het lopende jaar betaald; het is onsplitsbaar en dekt de periode van 1 januari tot 31 december.
De leden die te laat zijn met de betaling van hun lidgeld, ontvangen een schriftelijke betalingsherinnering.
Als er geen gevolg gegeven wordt aan deze herinnering, behoudt de Raad van Bestuur zich het recht voor om een laatste herinnering te sturen, vermeerderd met een bedrag dat de administratiekosten dekt.

Een lid dat zijn lidgeld, ondanks deze laatste herinnering, niet betaald heeft op 31 maart, kan worden beschouwd als een aftredend lid, terwijl hij zijn lidgeld voor het lopende jaar verschuldigd blijft.
Een lid dat het voorwerp is van deze maatregel kan later opnieuw tot de Club toegelaten worden, maar enkel volgens de toelatingsvoorwaarden, het inschrijvingsgeld en het lidgeld die voor de nieuwe leden gelden.

Artikel 9. Afstand van lidmaatschap :

Een lid dat beslist afstand te doen van zijn lidmaatschap, brengt de directeur generaal hiervan op de hoogte vóór 31 januari van het lopende jaar; zo niet moet hij het lidgeld voor het hele jaar betalen.

Artikel 10. Lidkaart – toegangskaart :

Ieder lid van 10 jaar en ouder dat in orde is met zijn lidgeld, is houder van een toegangskaart voor de Club. Deze is strikt persoonlijk en moet worden getoond iedere keer ernaar gevraagd wordt. Ze mag enkel voorgelegd worden door haar houder; zo niet, dan wordt ze afgenomen. De leden die in het buitenland wonen kunnen hun lidkaart afhalen op het secretariaat tijdens één van hun verblijven in België.

Hoofdstuk II - De Administratie van de Club

Artikel 11. Dagelijks beheer :

Met voorbehoud van de rechten en plichten van de vzw wordt het dagelijkse bestuur van de Club toevertrouwd aan een directeur generaal, met de steun van het Bureau van de Raad, dat op ieder moment kan worden afgezet door de Raad van Bestuur. Het Bureau van de Raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Naast de voorzitter maken ook de secretaris-generaal, de directeur generaal en enkele leden van de Raad van Bestuur deel uit van het Bureau.
Het Bureau van de Raad komt samen op bijeenroeping van zijn voorzitter, iedere keer deze dit nodig acht. Het Bureau van de Raad bereidt ieder jaar het budget van de Club voor het volgende boekjaar voor; het sluit de rekeningen van het jaar af en overhandigt ze, voor goedkeuring, aan de Raad van Bestuur die de modaliteiten van hun controle bepaalt.
Het maakt ieder jaar een balans en resultatenrekening op, die gecontroleerd worden door een extern kantoor. .

Artikel 12. Commissies :

De Club telt verschillende adviescommissies: Cultuur, Muziek, Diensten, Patrimonium, Events, Sport, Internationale Relaties, Communicatie en Jeugd. Elk jaar kunnen de leden kandidaat worden om lid te worden van een Commissie; het Bureau van de Raad organiseert de Commissies op basis van de kandidaturen. Hun voorzit(s)ters worden om de 3 jaren door het Bureau van de Raad gekozen of herkozen op voorstel van hun leden.
Iedere Commissie komt minstens vier keer per jaar samen.

Artikel 13. Algemene Vergadering van de deelnemende leden van de Royal International Club Château Sainte-Anne :

Ieder jaar roept de voorzitter van de "Royal International Club Château Sainte-Anne" alle deelnemende leden van de Club samen voor een vergadering die veertien dagen tevoren wordt aangekondigd. De voorzitter brengt hen op de hoogte van het budget en de rekeningen van de Club zoals ze werden goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Hij vraagt hun mening over de agendapunten die door de Raad van Bestuur bepaald werden. Indien nodig kan hij hen eveneens samenroepen voor een buitengewone zitting.

Artikel 14. Verantwoordelijkheden van de Club ten opzichte van zijn leden en van de leden ten opzichte van andere leden :

Alle leden moeten zich individueel verzekeren voor "Burgerlijke aansprakelijkheid Privé-leven". Ieder lid wordt burgerlijk aansprakelijk gesteld voor schade aan de infrastructuren van de Club of aan persoonlijke voorwerpen van andere leden die door hemzelf, een gezinslid of één van zijn genodigden werd veroorzaakt. De Club wijst iedere verantwoordelijkheid van de hand in geval van diefstal.
Het gebruik van de vestiaires en parkings betekent voor de leden een voordeel, waarvoor de Club niet verantwoordelijk gesteld kan worden.
De Club wijst iedere verantwoordelijkheid van de hand met betrekking tot ongevallen die zich binnen zijn muren kunnen voordoen, of deze nu de fout zijn van de leden of gebeuren bij het normale gebruik van de infrastructuren.

Hoofdstuk III - Het Leven in de Club

Artikel 15. Gebruik van de lokalen en infrastructuren:

De Raad van Bestuur heeft de volmacht om over de lokalen te beschikken. Het Bureau van de Raad bepaalt de openings- en sluitingsuren van de Club, van zijn verschillende infrastructuren en van het Secretariaat.
Het bepaalt welke ruimten voorbehouden zijn voor de activiteiten en voor het beoefenen van de sporten. De sporten en verschillende activiteiten zijn verboden buiten de ruimten die ervoor voorzien zijn.
De leden mogen alleen gedurende de openingsuren in de club aanwezig zijn.
De toegang van de Club is voor huisdieren verboden.

Artikel 16. Opening van de locaties :

  • Het kasteel is alle dagen open, van 10u tot 18u, alsook van 12u tot 15u30 op brunchzondag. Het is gesloten op zaterdag, de wettelijke feestdagen en tijdens de jaarlijkse sluitingsperiode van het restaurant. Stadskledij (met of zonder das) is zowel voor de heren als voor de dames verplicht. Het gebruik van de gsm is niet toegestaan in het restaurant of in de bar van het kasteel. Dossiers mogen discreet gebruikt worden.

  • De Club House en het zwembad zijn toegankelijk van midden april tot september, van 8 tot 20u. De leden in sportkledij mogen er een hapje eten; gepaste kledij blijft vereist. Het gebouw van het zwembad is een niet rokerszone. Het eten mag enkel aan de voorziene tafels gebeuren. Buiten de tafels zijn enkel plastic glazen toegelaten. Gsm's mogen op een discrete manier gebruikt worden. The Club Times, het krantje van de Club, informeert over de openingsdagen en –uren van de verschillende plaatsen, en ook over de verschillende evenementen die er georganiseerd worden.

Artikel 17. Toegang tot de salons en restaurants van de Club :

Ieder lid heeft toegang tot de Club en kan genodigden onder zijn verantwoordelijkheid ontvangen, Bij het binnenkomen in het kasteel moet hij het register tekenen, net zoals zijn genodigden die hun naam vermelden.
Wanneer een lid genodigden ontvangt, moet hij altijd aanwezig zijn; allen houden zich aan het huishoudelijke reglement. Ieder lid kan familiale, mondaine of professionele evenementen (diners, cocktailparty's, recepties, …) onder zijn verantwoordelijkheid organiseren.
De gastheer moet altijd aanwezig zijn en op een rechtstreekse manier bij het evenement betrokken zijn.
De officiële goedkeuring van het Bureau van de Raad is nodig vóór er een akkoord bereikt kan worden met de concessiehouder.
Een forfaitair bezettingsrecht moet worden betaald aan de Club, onafhankelijk van de catering kosten. Picknick met drank of eten is verboden.

Artikel 18. Toegang tot de sportinfrastructuren :

Een lid krijgt toegang tot de sportinfrastructuren met zijn toegangskaart. Leden onder de 10 jaar moeten worden vergezeld door een volwassene.
Ieder lid kan niet leden onder zijn verantwoordelijkheid uitnodigen; een bijdrage zal dan betaald worden. Dit kan enkel in zijn aanwezigheid, en met maximaal 5 uitnodigingen per gezin en per jaar.
Bij zijn aankomst worden de naam en voornaam van de genodigde in het register genoteerd onder de handtekening van het lid door wie hij uitgenodigd werd.
De Raad van Bestuur kan het uitnodigingsrecht voor een bepaalde periode afschaffen.

Artikel 19. Parking :

De parking van het kasteel is voorbehouden voor de leden die er komen lunchen of dineren.
De sportievelingen moeten gebruik maken van de rechtstreekse toegang naar het zwembad of de tennisbanen aan de Avenue Val Duchesse, waar ze gemakkelijk kunnen parkeren.

Hoofdstuk IV - De Sportinfrastructuren

Artikel 20. Algemene regels :

De sportgeest en hoffelijkheid zijn belangrijke elementen voor het sportleven in de Club.
De regels en gebruiken van de beoefende sporten moeten worden gevolgd.
De ouders zien erop toe dat hun kinderen blijk geven van een Club-gedrag, en dat ze de rust en netheid in de ruimten respecteren.
De outfit moet altijd correct zijn, en overeenkomen met het imago van de Club en zijn leden.
De verantwoordelijke van de sportactiviteiten heeft het recht om hierover opmerkingen te maken.
In geval van recidive kan de directie van de Club beslissen tot een definitieve of langdurige uitsluiting. Kinderen onder de 10 jaar moeten vergezeld worden door een volwassene.
Een betaalkaart voor de vakantie kan worden verkregen voor een bijkomend kind (uitwisselingsprogramma.) In de sportzones is het verboden te roken en voorwerpen achter te laten die verwondingen kunnen veroorzaken.

Artikel 21. Tennis :

De banen zijn uitsluitend voorbehouden voor het tennissen.
De spelers hebben geen toegang tot de terreinen wanneer deze hersteld worden, of wanneer ze als onbespeelbaar beschouwd worden door de verantwoordelijke van de sportactiviteiten.
Reserveren gebeurt bij voorkeur de dag voordien. Na 10 minuten komt een gereserveerd en onbezet terrein vrij.
Voornamelijk witte kledij en tennisschoenen met een ongekleurde, gladde zool zijn vereist.
De spelers worden verzocht om het terrein 5 minuten vóór het verlaten te borstelen en de lijnen schoon te maken.
Zij zorgen ervoor dat hun schoenen proper zijn vooraleer ze het gebouw binnentreden en gebruiken uisluitend de tenniskleedkamers.

Artikel 22. Zwembad :

Het zwembad is open van midden april tot eind september. De toegang is er strikt verboden buiten de openingsuren die elk jaar door de directie vastgesteld worden.
Er wordt slechts gezwommen in aanwezigheid van de verantwoordelijke. De Club wijst iedere verantwoordelijkheid af in geval van een ongeval, behalve indien hij of zijn personeel rechtstreeks verantwoordelijk is.
De zwemmers gebruiken enkel de kleedkamers van het zwembad en respecteren de "blote voeten" zones.
Geen enkel toestel op wielen noch kinderwagen mag in de buurt van het zwembad neergezet worden. Uitgezonderd zwembanden is ieder drijf- of opblaasmateriaal verboden in het zwembad.
De verantwoordelijke van de sportactiviteiten kan een lid toegang tot de zwembadzone ontzeggen indien zijn gedrag een probleem vormt voor de hygiëne, gezondheid of veiligheid.
Om duidelijke redenen van hygiëne zwemmen personen met verwondingen beter niet.
Personen met lang haar zorgen ervoor dat ze het vast spelden. Net voor het zwemmen is het gebruik van de douches en het voetbad verplicht voor iedereen.
De verantwoordelijke van de sportactiviteiten behoudt zich het recht voor om elk spel of gedrag dat de zwemmers kan hinderen te verbieden.
Het is bij voorbeeld verbodenrond het zwembad te rennen, roepen, in het water duiken of accessoires zoals ballen, plankjes, zwemvliezen, enz. te gebruiken.
Er wordt nogmaals op gewezen dat geen enkel glazen voorwerp gebruikt mag worden buiten het "Club House".
Ligstoelen kunnen niet gereserveerd worden. Stoelen die langer dan een uur leeg staan, kunnen door de verantwoordelijke van de sportactiviteiten terug beschikbaar gesteld worden.
Ze mogen niet bezet worden door kinderen onder de 16 jaar als er te weinig stoelen zijn voor de volwassenen.
Heel jonge kinderen worden in het zwembad toegelaten met een volwassene en op voorwaarde dat ze een aangepaste luier dragen (speciale zwemluiers) met daarover een zwembroek/zwempak.
De verantwoordelijke kan eveneens beslissen om de kinderen op bepaalde uren uit het zwembad te laten komen en/of zwembanen voor te behouden voor bepaalde soorten zwemmers.
Het grote zonneterras is een plek voor ontspanning waar rust en respect voor allen in het bijzonder vereist zijn. .