C_004

Règlement d'ordre intérieur

Le Club est soumis aux dispositions d'un Règlement d'Ordre Intérieur. pdf

PREAMBULE

Introduction.

L'a.s.b.l. « Maison Européenne de Val Duchesse » fut constituée le 11 avril 1961. Selon ses statuts, elle a pour but de favoriser par tous les moyens l'échange de relations culturelles et sociales entre les Belges et les ressortissants de nationalité étrangère, particulièrement les dirigeants et fonctionnaires des institutions internationales établies à Bruxelles, notamment par la création et l'administration d'un club et d'installations sportives dont elle fixe les règles d'admission. Elle est constituée de membres associés, de membres adhérents et de membres d'honneur.
Cette a.s.b.l. a créé, à cet effet, l' « International Club Château Sainte-Anne ».
En 2013, S.M. le Roi octroie le titre de royal à l'a.s.b.l. qui prend la dénomination «Royal International Club Château Sainte-Anne».


Le Club et ses membres sont soumis aux dispositions du règlement d'ordre intérieur suivant, qu'elle a adopté en date du 24 mai 2004.
Le Conseil d'Administration se réserve le droit d'apporter toutes modifications au présent règlement; il les fera approuver par l'Assemblée Générale des membres associés.
Sauf dispositions contraires, les modifications entrent en vigueur aussitôt après leur publication dans les locaux du Club.

CHAPITRE 1 - LES MEMBRES

Article 1. Conditions d'admission :

  • Procédure générale de parrainage : toute personne, dénommée ci-dessous « Titulaire », ainsi que les membres-famille désirant devenir membre(s), devra(ont) être parrainée(s) par deux membres ayant au moins cinq ans d'ancienneté dont l'un sera de nationalité belge; l'un des parrains présentera le(s) candidat(s) par écrit et de manière circonstanciée au Président du Comité de Ballottage, stipulant les raisons pour lesquelles il estime que le candidat sera un membre de valeur capable de s'adapter à l'esprit du Club. Seuls les membres connaissant suffisamment le candidat accepteront de le parrainer; ils prendront la responsabilité de la conduite du candidat au Club et le mettront au courant des usages du Club. Ils sont instamment priés d'assister au Dîner de Baptême en compagnie de leur filleul.
    Toute personne qui souhaite devenir membre du Club en tant que membre-famille d'un titulaire déjà membre, devra passer par le Comité de Ballottage, si elle a 18 ans ou plus à la date de sa demande.
    Les membres du Comité de Ballottage (ou l'un de leurs dépendants) ne pourront pas parrainer une candidature durant leur mandat.
    Deux membres d'une même famille ne peuvent parrainer le même candidat.

  • Procédure alternative de parrainage :
    Un candidat étranger ne connaissant aucun membre susceptible de le parrainer pourra se faire présenter par son Ambassadeur, par le diplomate délégué par celui-ci à cette fin, ou par le Président de la Chambre de Commerce établie en Belgique. Il en va de même pour les fonctionnaires internationaux et les agents diplomatiques.
    Les fonctionnaires de l'Union Européenne peuvent présenter la signature du Directeur Général.
    La demande d'admission sera accompagnée d'une lettre de recommandation.
    Les membres de la Commission de l'Union Européenne, de la Cour de Justice, du Parlement Européen, de la Cour des Comptes ainsi que les Secrétaires Généraux de l'OTAN, de l'Union Européenne, du Conseil des Ministres de l'Union Européenne et les Directeurs Généraux auprès desdits organismes, peuvent directement introduire leur candidature, sans procédure de parrainage.

Article 2. Critères d'Admission :

Tout candidat titulaire devra être porteur d'un diplôme universitaire ou d'une école supérieure, belge ou étrangère.
Il peut être dérogé à cette règle dans les cas exceptionnels où la situation personnelle du candidat, ainsi que ses mérites, sont jugés d'un haut niveau par le Comité de Ballottage.
Le Comité de Ballottage détermine si le candidat et sa famille, en plus des qualifications énumérées ci-dessus, répondent parfaitement au niveau et à l'esprit définis dans les objectifs de l'association.

Article 3. Membres :

Les membres du Club se répartissent en différentes catégories.
Le statut de ces catégories et de celles reprises dans le barème des cotisations n'est pas transmissible aux membres de la famille, en cas de décès du chef de famille.
Chaque année, le barème des cotisations est fixé par le Conseil d'Administration et annexé au Règlement d'Ordre Intérieur.

  1. membre Titulaire : personne physique régulièrement inscrite au Club et en règle de cotisation.
  2. membre Famille : personne physique régulièrement inscrite appartenant à la famille du membre titulaire et domiciliée à la même adresse.
  3. membre Fondateur : membre entré au Club à sa création et régulièrement inscrit depuis.
  4. membre Non-résident : personne domiciliée à l'étranger et désirant faire usage des installations du Club au cours de ses courts séjours en Belgique.
  5. membre en Congé : membre qui souhaite suspendre temporairement son appartenance au Club et ce, moyennant le paiement d'une cotisation spécifique. Cette demande devra être faite officiellement au Secrétaire Général. L'accès au Club ne sera pas autorisé durant cette période.
  6. membre Société : personne morale régulièrement inscrite. Les personnes désignées pour représenter ces sociétés devront être agréées par le Comité de Ballottage.
  7. membre Jeune Titulaire: jeune de 25 à 29 ans.

Article 4. Procédure d'admission :

Le dossier de candidature comprendra : pour le membre titulaire, ainsi que chaque membre famille, le formulaire de demande d'admission dûment rempli, deux photos d'identité, une copie de la carte d'identité ou du passeport reprenant son identité et son adresse ainsi que la lettre de l'un des deux parrains et un Curriculum Vitae (ce dernier n'est pas demandé pour les enfants).

Le dossier sera ensuite transmis au Directeur Général qui veillera à ce qu'il soit complet.

L'identité du candidat ainsi que le nom de ses deux parrains seront affichés aux valves du Château, du secrétariat et du « Club House » (en saison), quinze jours au moins avant la tenue du Comité de Ballottage. Tout membre ayant une communication à faire au sujet d'un candidat, en avisera par écrit le Directeur Général. Il pourra demander à être entendu par le Comité de Ballottage avant que ce dernier ne passe à l'examen des candidatures.
Pour être admis, un candidat devra obtenir les trois quarts des votes valablement exprimés par le Comité de Ballottage.
En cas de non admission, un candidat ne pourra introduire une nouvelle demande qu'après deux ans à dater du jour où la décision du Comité de Ballottage lui aura été communiquée. Un second rejet constituera un refus définitif.

Article 5. Comité de Ballottage :

Le Comité de Ballottage se compose de 15 membres. Le Président et le Secrétaire Général en font partie de droit. Les autres membres sont nommés par le Conseil d'Administration qui veillera à ce que le Comité de Ballottage soit représentatif à la fois des milieux belges et internationaux. Les membres du Comité de Ballottage seront élus pour un terme de cinq ans renouvelable une fois. Ce Comité de
Ballottage est présidé par le Président du Conseil d'Administration.
En son absence, il sera remplacé par le Secrétaire Général ou, à défaut, par le plus âgé des membres présents.

Le Comité de Ballottage se réunit au moins quatre fois par an sur convocation du Directeur Général. Il ne peut délibérer et statuer que si huit de ses membres sont présents ou représentés. Si deux membres du Comité de Ballottage au moins le demandent, le vote pourra se faire au scrutin secret. Les décisions du Comité de Ballottage sont sans appel.
Les délibérations du Comité de Ballottage sont secrètes. Le membre ayant violé cette règle sera exclu du Comité.
Il procède aux enquêtes qu'il juge nécessaires; il peut prier un candidat de produire des références complémentaires et/ou de se présenter devant lui.
En cas de rejet d'une candidature, le Directeur Général avisera par écrit les parrains du candidat, sans avoir à donner les raisons qui ont justifié ce rejet.
Tout membre n'ayant pas assisté à la moitié des réunions plus une au cours de la même année, sera considéré comme démissionnaire.
Le Conseil d'Administration pourvoira à son remplacement.

Article 6. Droits et obligations des membres :

Les membres du Club ont le droit de participer aux activités du Club et d'utiliser ses installations dans les limites prévues par le règlement d'ordre intérieur.
Toute suggestion ou réclamation relative au fonctionnement du Club ou se rapportant à la qualité des repas et au service devra être adressée au Directeur Général. En aucun cas, les membres ne seront autorisés à exprimer leur critique éventuelle directement à un membre du personnel.
Par leur seule admission, tous les membres du Club déclarent se soumettre au règlement d'ordre intérieur et aux modifications qui lui seront régulièrement apportées, ainsi qu'à toutes règles et dispositions fixées conformément aux principes dudit règlement.

Les membres sont responsables des faits et gestes de leurs enfants et de leurs invités.
Si la conduite d'un membre ou de l'un de ses enfants ou invités est inacceptable, le Bureau du Conseil peut retirer sa carte de membre à l'intéressé, pour un temps déterminé. Une exclusion définitive est du ressort du Conseil d'Administration. Ces décisions ne doivent pas être justifiées. Pendant sa période d'exclusion, le membre suspendu ne pourra être invité au Club. Le membre exclu définitivement ne pourra introduire une nouvelle demande d'admission ou être invité.

Les membres du Club sont priés de payer leurs notes (de bar, de restaurant ou pour les activités) au comptant, au moyen de cartes de crédit ou, en cas de facturation, par virement ou via une domiciliation à réception de la facture. Les membres restent personnellement responsables du paiement des notes qui les concernent, même si elles sont habituellement facturées à une société et payées par celle-ci. En cas de paiements irréguliers ou tardifs, la sanction pourra en être une suspension ou une exclusion du Club.

Article 7. Droit d'entrée :

Un droit d'entrée est dû par le membre titulaire âgé de 40 ans ou plus lors de l'admission au Club.
Il est valable pour lui et les membres de sa famille domiciliés à la même adresse.

Article 8. Cotisations :

Le Conseil d'Administration fixe le barème des cotisations et redevances dues par les différentes catégories de membres. Tout membre nouvellement admis est redevable, dans le mois de son admission, du droit d'entrée et de sa cotisation. A partir du 1er juillet, la cotisation s'élèvera à la moitié du montant de la cotisation de base annuelle.

Pour les membres admis entre le 1er octobre et le 31 décembre, le paiement de la cotisation sera
valable pour l'année en cours et l'année suivante.

La cotisation est payée anticipativement et au plus tard le 31 janvier de l'année en cours; elle couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Les membres en retard dans l'acquittement de leur cotisation feront l'objet d'un rappel écrit. S'il n'est pas donné suite à ce rappel, le Conseil d'Administration se réserve le droit d'envoyer un dernier rappel, majoré d'un montant couvrant les frais d'administration.

Un membre qui n'aura pas acquitté sa cotisation au 31 mars, malgré ce dernier rappel, pourra être considéré comme démissionnaire, sa cotisation pour l'exercice en cours restant due. Un membre ayant fait l'objet de cette mesure pourra réintégrer le Club ultérieurement, mais uniquement aux conditions d'admission, de droit d'entrée et de cotisation en vigueur pour les nouveaux membres.

Article 9. Démission :

Un membre qui décide de démissionner en avisera le Directeur Général avant le 31 janvier de l'année en cours, faute de quoi, la cotisation sera due pour l'année entière.

Article 10. Carte de membre – carte d'accès :

Tout membre de 10 ans et plus en règle de cotisation est titulaire d'une carte d'accès au Club. Celle-ci est strictement personnelle et doit être produite à toute réquisition. Elle ne pourra être présentée que par son titulaire sous peine de confiscation.
Les membres non-résidents pourront retirer leur carte de membre auprès du Secrétariat lors d'un de leurs passages en Belgique contre la remise d'une caution.

CHAPITRE 2 - L'ADMINISTRATION DU CLUB

Article 11. Gestion courante :

Sous réserve des droits et obligations de l'a.s.b.l., la gestion courante du Club est confiée au Directeur Général. Il est soutenu par un Bureau du Conseil, en tout temps révocable par le Conseil d'Administration. Le Bureau du Conseil est présidé par le Président du Conseil d'Administration. Outre le Président, il comprend le Secrétaire Général, le Directeur Général et quelques administrateurs. Le Bureau du Conseil se réunit sur convocation de son Président, chaque fois que celui-ci l'estime nécessaire pour la gestion du Club.
Le Bureau du Conseil prépare chaque année le budget du Club pour l'exercice suivant, il arrête les comptes de l'année et les transmet, pour approbation, au Conseil d'Administration qui règle les modalités de leur contrôle. Il dresse, chaque année, un bilan et un compte de résultat audités par un cabinet extérieur.

Article 12. Commissions :

Le Club compte plusieurs Commissions consultatives : Culture, Musique, Services, Patrimoine, Relations Internationales, Communication, Evénements, Sports et Jeunes. Chaque année, après un appel à candidatures, le Bureau du Conseil procède à la répartition des Commissions. Elles sont présidées par un membre nommé pour trois ans par le Bureau du Conseil sur proposition de leurs membres.
Chaque Commission se réunit au moins quatre fois par an.

Article 13. Assemblée Générale des membres Associés du Royal International Club Château Sainte-Anne :

Chaque année, le Président du « Royal International Club Château Sainte-Anne » convoque, avec un préavis de quinze jours, l'ensemble des membres Associés du Royal International Club Château Sainte-Anne. Le Président porte à leur connaissance le budget et les comptes du Club tels qu'ils ont été approuvés par le Conseil d'Administration.
Il sollicite leur avis sur les points de l'ordre du jour qui est fixé par le Conseil d'Administration. Si nécessaire, il peut également les convoquer en séance extraordinaire.

Article 14. Responsabilités du Club à l'égard de ses membres et des membres à l'égard d'autres membres :

Les membres doivent s'assurer individuellement en "Responsabilité Civile vie privée". Tout membre sera tenu pour civilement responsable des détériorations aux installations du Club et aux objets personnels d'autres membres qui seraient causées par lui-même, un membre de sa famille ou l'un de ses invités.
Le Club décline toute responsabilité en cas de vol. L'usage des vestiaires et parkings constitue, pour les membres, une commodité qui ne saurait engendrer aucune responsabilité à charge du Club.
Le Club décline toute responsabilité quant aux accidents qui pourraient survenir dans son enceinte, que ceux-ci surviennent par la faute de membres ou dans l'utilisation normale de ses installations.

CHAPITRE 3 - LA VIE AU CLUB

Article 15. Usage des locaux et des installations :

Le Conseil d'Administration a le pouvoir de disposer des locaux. Le Bureau du Conseil fixe les heures d'ouverture et de fermeture du Club, de ses diverses installations et du Secrétariat.
Il détermine les endroits réservés pour chacune des activités et pour la pratique de chacun des sports.
Les sports et les diverses activités sont interdits en dehors des endroits qui leur sont réservés.
La présence de membres dans les locaux du Club et dans ses diverses installations est interdite en dehors de leurs heures respectives d'ouverture.
L'accès du Club est interdit à tout animal domestique.

Article 16. Ouverture des sites :

  • Le Château est ouvert tous les jours, de 10 à 18 h, ainsi que de 12h à 15h30 les dimanches de brunch. Il est fermé le samedi, les jours fériés légaux et pendant la période de fermeture annuelle du Restaurant.
    Le veston (« business attire ») est de rigueur pour les messieurs, la tenue de ville pour les dames.
    L'usage du GSM n'est pas autorisé au Restaurant et au Bar du Château.
    Les porte-documents ou dossiers doivent être utilisés avec discrétion.

  • « Le Club House » est accessible à la piscine de mi-avril à fin septembre, de 8 à 20 h.
    Les membres en tenue de sport peuvent s'y restaurer; une tenue décente reste de mise.
    Le bâtiment de la piscine est une zone non fumeur.
    Les repas ne seront servis qu'à table, à l'extérieur ou à l'intérieur; tout pique-nique est interdit.
    En dehors des tables, seuls les verres en plastique seront autorisés.
    Les GSM doivent être utilisés de manière discrète.
    The Club Times, le journal du Club, donne les indications quant aux jours et aux heures d'ouverture des différents sites et renseignera les différentes manifestations qui y sont organisées.

Article 17. Accès aux salons et aux restaurants du Club :

Tout membre en règle de cotisation a accès au Club et peut recevoir des invités, sous sa responsabilité.
En entrant au Château, il doit signer le registre, de même que ses invités qui indiqueront leurs nom et qualité.
Le membre qui reçoit des invités doit toujours être physiquement présent et ses invités comme lui-même doivent se conformer au règlement d'ordre intérieur.
Tout membre peut organiser, à titre personnel et sur invitation, des manifestations (dîners, cocktails, réceptions…) à caractère familial, mondain ou professionnel, sous sa responsabilité. L'invitant devra toujours être physiquement présent et être concerné de manière directe par l'événement. L'agrément formel de la Direction est requis avant accord avec le concessionnaire. Un droit forfaitaire d'occupation devra être acquitté au Club en fonction du tarif en vigueur indépendamment du coût des prestations du concessionnaire.
Tout pique-nique, boisson ou nourriture, est interdit.

Article 18. Accès aux installations sportives :

L'accès aux installations sportives par un membre se fait avec l'usage de sa carte d'accès. Tout membre de moins de 10 ans sera accompagné par un adulte et ce, sous sa responsabilité.
Tout membre peut, moyennant paiement d'une participation et sous sa responsabilité, inviter des personnes non membres à utiliser les installations du Club et ce, uniquement en sa présence et avec un maximum de 5 invitations par famille et par an. Dès son arrivée, les nom et prénom de l'invité seront inscrits dans le registre des invitations, sous la signature du membre invitant.
Le Conseil d'Administration peut suspendre le droit d'invitation pour une période déterminée.

Article 19. Parking :

Le parking du Château est réservé aux membres qui viennent y déjeuner ou dîner.
Les sportifs utilisent uniquement l'accès direct à la piscine et au tennis avenue Val Duchesse, où ils peuvent aisément se garer.

CHAPITRE 4 – LES INSTALLATIONS SPORTIVES

Article 20. Règles générales :

L'esprit sportif et la courtoisie sont les éléments clé de la vie sportive au Club.
Les règles et usages des sports pratiqués doivent être suivis.
Les parents veilleront à ce que leurs enfants fassent preuve d'une attitude de Club et respectent la quiétude et la propreté des lieux.
La tenue vestimentaire sera correcte en tout temps et correspondra à l'image du Club et de ses membres. Le responsable des activités sportives peut faire des remarques s'il juge la tenue d'un membre ou d'un invité inappropriée. En cas de récidive, la Direction du Club pourra décider d'une exclusion temporaire ou même définitive.
Les enfants de moins de 10 ans doivent obligatoirement être accompagnés et surveillés par un adulte.
Une carte vacances payante peut être obtenue pour un échange d'enfants (séjour linguistique...).
Dans les zones sportives, il est défendu de fumer, de déposer ou d'abandonner des objets risquant d'occasionner des blessures.

Article 21. Tennis :

Les courts sont réservés à la pratique exclusive du tennis.
Les joueurs n'ont pas accès aux terrains lorsque ceux-ci sont en réfection ou jugés impraticables par le responsable des activités sportives.
Les réservations se font de préférence la veille auprès du responsable du sport. Les invitations sont payantes et limitées à 5 par famille et par an.
Après 10 minutes, un terrain réservé et non occupé devient libre.
Les joueurs sortants sont invités à passer la brosse et à nettoyer les lignes 5 minutes avant l'heure.
Les joueurs de tennis utiliseront les vestiaires tennis et non ceux de la Piscine. Ils veilleront à bien nettoyer leurs chaussures avant de rentrer dans le bâtiment des vestiaires.
De manière générale, sur les courts, une tenue majoritairement blanche ainsi que des chaussures de tennis à semelle lisse non colorée sont requises.

Article 22. Piscine :

La piscine est ouverte d'avril à fin septembre. L'accès aux abords de la piscine est strictement interdit en dehors des heures d'ouverture, fixées chaque année par la Direction. L'on ne peut nager qu'en présence du maître nageur.
Le Club décline toute responsabilité en cas d'accident à moins que sa responsabilité directe ou celle de son personnel ne soit engagée.
Les personnes qui désirent se mettre en tenue de bain utiliseront exclusivement les vestiaires piscine et respecteront les zones «pieds nus». Aucun engin sur roue ou landau ne pourra être disposé autour de la piscine.
A part les bouées pour nager, tout engin flottant ou pneumatique est interdit dans la piscine.
Le responsable des activités sportives peut interdire la zone piscine à toute personne dont le comportement représente un problème pour l'hygiène, la santé ou la sécurité.
Pour des questions d'hygiène évidente, les personnes atteintes de blessures, même pansées, ou d'affections s'abstiendront de se baigner. Les personnes avec longs cheveux veilleront à les attacher.
Juste avant de se baigner, chacun passera par la douche et le pédiluve.
Le responsable des activités sportives se réserve le droit d'interdire tout jeu, exercice ou comportement susceptibles de gêner ou de troubler les nageurs. Sont proscrits les exercices ou jeux dangereux, notamment le fait de courir autour de la piscine, crier, plonger ou utiliser des accessoires (ballons, planches, palmes, etc).
Il est rappelé qu'aucun objet en verre ne peut être utilisé en dehors du « Club House ».
Les transats ne peuvent être réservés. Les fauteuils vides depuis plus d'une heure pourront être libérés par le responsable des activités sportives. Ils ne peuvent être occupés par les enfants de moins de 16 ans lorsqu'il en manque pour les adultes.
Les enfants en bas âge sont admis dans la piscine, à condition d'être surveillés par un adulte, de porter un lange adéquat (Pampers spécial piscine) et un maillot de bain par dessus.
Le responsable peut également décider de faire sortir les enfants à certaines heures et/ou de réserver des couloirs à certains types de nageurs.
Le grand solarium est un lieu de repos où le calme est particulièrement apprécié.