C_004

Règlement d'ordre intérieur

Le Club est soumis aux dispositions d'un Règlement d'Ordre Intérieur. pdf

PREAMBULE

Introduction

L’ASBL « Maison Européenne de Val Duchesse » fut constituée le 11 avril 1961. Selon ses Statuts, elle a pour but de favoriser par tous les moyens l'échange de relations culturelles et sociales entre les Belges et les ressortissants de nationalité étrangère, particulièrement les dirigeants et fonctionnaires des institutions internationales établies à Bruxelles, notamment par la création et l'administration d'un club et d'installations sportives dont elle fixe les règles d'admission. Elle est constituée de membres associés, de membres adhérents et de membres d’honneur.
Cette ASBL a créé, à cet effet, « l’International Club Château Sainte-Anne ».

En 2013, Sa Majesté le Roi octroie le titre de royal à l’ASBL qui prend la dénomination « Royal International Club Château Sainte-Anne ».
Le Club et ses membres sont soumis aux dispositions du règlement d’ordre intérieur suivant, dont la dernière modification a été adoptée en date du 2 mars 2020.
Le Conseil d'Administration se réserve le droit d'apporter toutes modifications au présent règlement.
Sauf dispositions contraires, les modifications entrent en vigueur aussitôt après leur publication sur le site internet du Club.

CHAPITRE 1 - LES MEMBRES

Article 1. Conditions d'admission :

  • Procédure générale de parrainage :
    Toute personne, dénommée ci-dessous « Titulaire », ainsi que les membres-famille désirant devenir membre(s), devra(ont) être parrainée(s) par deux membres ayant au moins 3 ans d’ancienneté dont l’un sera de nationalité belge. L'un des parrains présentera le(s) candidat(s) par écrit et de manière circonstanciée au Président du Comité de Ballottage, stipulant les raisons pour lesquelles il estime que le candidat sera un membre de valeur capable de s’adapter à l’esprit du Club. Seuls les membres connaissant suffisamment le candidat accepteront de le parrainer. Ils prendront la responsabilité de la conduite du candidat au Club et le mettront au courant des usages du Club.
    Toute personne qui souhaite devenir membre du Club en tant que membre-famille d’un titulaire déjà membre, devra passer par le Comité de Ballottage, si elle a 18 ans ou plus à la date de sa demande.
    Deux membres d’une même famille (époux-épouse ou parent-enfant) ne peuvent parrainer le même candidat.

  • Procédure alternative de parrainage :
    Tout candidat belge ou étranger doit nécessairement passer par le Comité de ballotage.
    Tout candidat, belge ou étranger, ne connaissant aucun membre susceptible de le parrainer devra rencontrer préalablement le Directeur Général ainsi qu’au moins un administrateur avant de se présenter personnellement devant le Comité de ballotage.

Article 2. Critères d'Admission :

Tout candidat titulaire devra être porteur d’un diplôme universitaire ou d’une école supérieure, belge ou étrangère.
Il peut être dérogé à cette règle dans les cas exceptionnels où la situation personnelle du candidat, ainsi que ses mérites, sont jugés d’un haut niveau par le Comité de Ballottage.
Le Comité de Ballottage détermine si le candidat et sa famille, en plus des qualifications énumérées ci-dessus, répondent parfaitement au niveau et à l’esprit définis dans les objectifs de l’association.

Article 3. Membres :

Les membres du Club se répartissent en différentes catégories.
Le statut de ces catégories et de celles reprises dans le barème des cotisations n’est pas transmissible aux membres de la famille, en cas de décès du chef de famille.

Chaque année, le barème des cotisations est fixé par le Conseil d’Administration et annexé au Règlement d’Ordre Intérieur.

  1. membre Titulaire : personne physique régulièrement inscrite au Club et en règle de cotisation.
  2. membre Famille : personne physique régulièrement inscrite appartenant à la famille du membre titulaire et domiciliée à la même adresse.
  3. membre Fondateur : membre entré au Club à sa création et régulièrement inscrit depuis.
  4. membre Non-résident : personne domiciliée et vivant principalement à l'étranger avec sa famille, désirant faire usage des Installations du Club durant de ses courts séjours en Belgique.
  5. membre en Congé :membre qui souhaite suspendre temporairement son appartenance au Club et ce pour des raisons exceptionnelles et/ou impérieuses. Ce statut, qui ne peut excéder une durée de 3 ans entraîne le paiement d’une cotisation spécifique. Cette demande devra être faite officiellement au Directeur Général. L’accès au Club ne sera pas autorisé durant cette période.
  6. membre titulaire Jeune : jeune de 25 à 29 ans.

Article 4. Procédure d'admission :

Le dossier de candidature comprend : pour le membre titulaire, ainsi que chaque membre famille, le formulaire de demande d’admission dûment rempli, deux photos d’identité, une copie de la carte d’identité ou du passeport reprenant son identité et son adresse ainsi que la lettre de l’un des deux parrains et un Curriculum Vitae (ce dernier n’est pas demandé pour les enfants).

Le dossier sera ensuite transmis au Directeur Général qui veillera à ce qu’il soit complet.

Pour être admis, un candidat devra obtenir les trois quarts des votes valablement exprimés par le Comité de Ballottage.

Article 5. Comité de Ballottage :

Le Comité de Ballottage se compose de 8 (minimum) à 15 membres (maximum). Le Président et le Secrétaire Général en font partie de droit. Les autres membres sont nommés par le Conseil d'Administration qui veillera à ce que le Comité de Ballottage soit représentatif à la fois des milieux belges et internationaux. Les membres du Comité de Ballottage sont élus pour un terme de cinq ans, renouvelable une fois. Le Comité de Ballottage est présidé par le Président du Conseil d’Administration.
En son absence, il est remplacé par le Secrétaire Général ou, à défaut, par le plus âgé des membres présents.

Le Comité de Ballottage se réunit au moins quatre fois par an sur convocation du Directeur Général. Il ne peut délibérer et statuer que si 60 % de ses membres sont présents ou représentés. Si deux membres du Comité de Ballottage au moins le demandent, le vote peut se faire au scrutin secret.

Les décisions du Comité de Ballottage sont sans appel.

Les délibérations du Comité de Ballottage sont secrètes. Le membre ayant violé cette règle sera exclu du Comité.
Le Comité procède aux enquêtes qu'il juge nécessaires ; il peut prier un candidat de produire des références complémentaires et/ou de se présenter devant lui.
En cas de rejet d’une candidature, le Directeur Général avisera par écrit les parrains du candidat, sans avoir à donner les raisons qui ont justifié ce rejet.

Tout membre n’ayant pas assisté à la moitié des réunions plus une au cours de la même année, sera considéré comme démissionnaire.
Le Conseil d’Administration pourvoira à son remplacement.

Article 6. Droits et obligations des membres :

Les membres du Club ont le droit de participer aux activités du Club et d'utiliser ses installations dans les limites prévues par le règlement d’ordre intérieur.

Toute suggestion ou réclamation relative au fonctionnement du Club ou se rapportant à la qualité des repas et au service devra être adressée au Directeur Général. En aucun cas, les membres ne seront autorisés à exprimer leur critique éventuelle directement à un membre du personnel.

Par leur seule admission, tous les membres du Club déclarent se soumettre au règlement d’ordre intérieur et aux modifications qui lui seront régulièrement apportées, ainsi qu’aux principes de bonne conduite et valeurs propres au Club.

Le Club invite tant les membres que toutes les personnes qui travaillent au Château sainte-Anne à faire preuve de bienveillance, d’écoute et de respect les uns envers les autres. Toute personne malveillante, dénigrante, non respectueuse des règles ou faisant manifestement du mauvais esprit au sein du Club sera rappelée à l’ordre par le Bureau du Conseil, voire exclue du Club.

Les membres sont responsables des faits et gestes de leurs enfants et de leurs invités.

Si la conduite d'un membre ou de l'un de ses enfants ou invités est inacceptable, le Bureau du Conseil peut retirer sa carte de membre à l'intéressé, pour un temps déterminé. Une exclusion définitive est du ressort du Conseil d'Administration. Ces décisions ne doivent pas être justifiées. Pendant sa période d'exclusion, le membre suspendu ne pourra être invité au Club. Le membre exclu définitivement ne pourra introduire une nouvelle demande d'admission ou être invité.

Les membres du Club sont priés de payer leurs notes (de bar, de restaurant ou pour les activités) au comptant, au moyen de cartes de crédit ou, en cas de facturation, par virement ou via une domiciliation à réception de la facture. Les membres restent personnellement responsables du paiement des notes qui les concernent, même si elles sont habituellement facturées à une société et payées par celle-ci. En cas de paiements irréguliers ou tardifs, la sanction pourra en être une suspension ou une exclusion du Club.

Article 7. Droit d'entrée :

Un droit d'entrée est dû par le membre titulaire âgé de 40 ans ou plus lors de l'admission au Club.
Il est valable pour lui et les membres de sa famille domiciliés à la même adresse.

Article 8. Cotisations :

Le Conseil d'Administration fixe le barème des cotisations et redevances dues par les différentes catégories de membres. Tout membre nouvellement admis est redevable, dans le mois de son admission, du droit d'entrée et de sa cotisation. A partir du 1er juillet, la cotisation s’élèvera à la moitié du montant de la cotisation de base annuelle.

Pour les membres admis entre le 1er octobre et le 31 décembre, le paiement de la cotisation sera valable pour l’année en cours et l'année suivante.

La cotisation est payée anticipativement et au plus tard le 31 janvier de l’année en cours. Elle couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Les membres en retard de paiement de leur cotisation feront l'objet d'un rappel écrit. S'il n'est pas donné suite à ce rappel, le Conseil d'Administration se réserve le droit d'envoyer un dernier rappel, majoré d'un montant couvrant les frais d'administration.

Un membre qui n'aura pas acquitté sa cotisation au 31 mars, malgré ce dernier rappel, pourra être considéré comme démissionnaire, sa cotisation pour l'exercice en cours restant due. Un membre ayant fait l'objet de cette mesure pourra réintégrer le Club ultérieurement, mais uniquement aux conditions d'admission, de droit d'entrée et de cotisation en vigueur pour les nouveaux membres.

Article 9. Démission :

Un membre qui décide de démissionner en avisera le Directeur Général avant le 31 janvier de l’année en cours, faute de quoi, la cotisation sera due pour l’année entière.

Article 10. Carte de membre – carte d'accès :

Tout membre de 10 ans et plus en règle de cotisation est titulaire d’une carte d’accès au Club. Celle-ci est strictement personnelle et doit être produite à toute réquisition. Elle ne pourra être présentée que par son titulaire sous peine de confiscation.
Les membres non-résidents pourront retirer leur carte de membre auprès du Secrétariat lors d’un de leurs passages en Belgique contre la remise d’une caution.

CHAPITRE 2 - L'ADMINISTRATION DU CLUB

Article 11. Conseil d'Administration :

Le Conseil d'Administration, responsable du Club, est le Conseil d'Administration de l’ASBL. « Royal International Club Château Sainte-Anne ».

Article 12. Bureau du Conseil :

Sous réserve des droits et obligations de l’ASBL, la gestion courante du Club est confiée au Directeur Général. Ce dernier est soutenu par le Bureau du Conseil, en tout temps révocable par le Conseil d'Administration.
Le Bureau du Conseil est présidé par le Président du Conseil d'Administration. Outre le Président et le vice-Président, il comprend le Secrétaire Général et le Directeur Général. Il peut inviter l’un ou l’autre administrateur.
Le Bureau du Conseil se réunit sur convocation de son Président, chaque fois que celui-ci l'estime nécessaire pour la gestion du Club.
Le Bureau du Conseil prépare chaque année le budget du Club pour l'exercice suivant, ainsi que les comptes de l'année écoulée audités par un cabinet extérieur, et les transmet au Conseil d'Administration qui les arrête avant de les soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Article 13. Commissions :

Le Club compte plusieurs Commissions consultatives : Culture, Musique, Investissement et Patrimoine, Conférences et Relations Internationales, Evénements, Sports, Jeunes.
Chaque année, après un appel à candidatures, le Bureau du Conseil procède à la répartition des Commissions. Elles sont présidées par un membre nommé par le Bureau du Conseil, sur proposition de leurs membres, pour 3 ans renouvelable
Chaque Commission se réunit au moins quatre fois par an.

Article 14. Assemblée Générale des membres Associés du Royal International Club Château Sainte-Anne :

Chaque année, le Président du "Royal International Club Château Sainte-Anne" convoque, avec un préavis de quinze jours, l'ensemble des membres Associés du Royal International Club Château Sainte-Anne.
Le Président porte à leur connaissance, pour approbation, le budget et les comptes du Club tels qu'ils ont été arrêtés par le Conseil d'Administration. Il sollicite leur avis sur les points de l'ordre du jour qui est fixé par le Conseil d'Administration. Si nécessaire, il peut également les convoquer en séance extraordinaire.

Article 15. Responsabilités du Club à l'égard de ses membres et des membres à l'égard d'autres membres :

Les membres doivent s'assurer individuellement en "Responsabilité Civile vie privée". Tout membre sera tenu pour civilement responsable des détériorations aux installations du Club et aux objets personnels d'autres membres qui seraient causées par lui-même, un membre de sa famille ou l'un de ses invités.

Le Club décline toute responsabilité en cas de perte, de dommage ou de vol.
L'usage des vestiaires et parkings constitue, pour les membres, et leurs invités éventuels, une commodité qui ne pourrait en aucun cas engager la responsabilité du Club.

Le Club décline toute responsabilité quant aux accidents qui pourraient survenir dans son enceinte, que ceux-ci surviennent par la faute de membres ou dans l'utilisation normale de ses installations.

CHAPITRE 3 - LA VIE AU CLUB

Article 16. Usage des locaux et des installations :

Le Conseil d'Administration a le pouvoir de disposer des locaux.
Le Bureau du Conseil fixe les heures d'ouverture et de fermeture du Club, de ses diverses installations et du Secrétariat.
Il détermine les endroits réservés pour chacune des activités et pour la pratique de chacun des sports. Les sports et les diverses activités sont interdits en dehors des endroits qui leur sont réservés.
La présence de membres dans les locaux du Club et dans ses diverses installations est interdite en dehors de leurs heures respectives d'ouverture.
L'accès du Club est interdit à tout animal domestique.

Article 17. Ouverture des sites :

  • Le Château est ouvert tous les jours, de 10 à 18 h, ainsi que le dimanche de 12 h à 15h30. Il est fermé le samedi, les jours fériés légaux et pendant la période de fermeture annuelle du Restaurant.
    Le « dress code » au Château est la tenue de ville : veston obligatoire pour les Messieurs, mais le port de la cravate est facultatif. Les jeans et baskets ne sont pas autorisés. L'usage du GSM n'est pas autorisé au Restaurant et au Bar du Château. Les mallettes ou dossiers doivent être utilisés avec discrétion.

  • « Le Club House » est accessible à la piscine d’avril à fin septembre, de 8 à 20 h.
    Les membres en tenue de sport peuvent s’y restaurer ; une tenue décente reste exigée.
    Le bâtiment de la piscine est une zone non-fumeur.
    La restauration ne pourra se prendre que sur les tables intérieures, ou extérieures prévues à cet effet. En dehors des tables, seuls les verres en plastique seront autorisés.
    Les GSM doivent être utilisés de manière discrète.


The Club Times, le journal du Club, donne les indications quant aux jours et aux heures d’ouverture des différents sites et renseigne les différentes manifestations qui y sont organisées.


Article 18. Accès aux salons et aux restaurants du Club :

Tout membre en règle de cotisation a accès au Club et a, sous sa responsabilité, le droit d'y recevoir des invités.

Lorsqu'un membre reçoit des invités, il doit toujours être physiquement présent et, tant lui-même que ses invités doivent se conformer au règlement d'ordre intérieur.

Tout membre, à titre personnel et sur invitation, a le droit d'organiser sous sa responsabilité des manifestations (dîners, cocktails, réceptions…) à caractère familial, mondain ou professionnel. L'invitant devra toujours être physiquement présent et être concerné de manière directe par l’événement. L'agrément formel du Bureau du Conseil est requis avant accord avec le concessionnaire. Un droit forfaitaire d'occupation devra être acquitté au Club en fonction du tarif en vigueur indépendamment du coût des prestations du concessionnaire.

Tout pique-nique sous forme de boisson ou nourriture est interdit.

Article 19. Accès aux installations sportives :

L’accès aux installations sportives par un membre se fait avec l’usage de sa carte d’accès. Tout membre de moins de 10 ans sera accompagné par un adulte et ce, sous sa responsabilité.

Tout membre peut, moyennant paiement d'une participation et sous sa responsabilité, inviter des personnes non-membres à utiliser les installations du Club et profiter de la piscine et ce, uniquement en sa présence. Le nombre d’invitations non-membre est décidé chaque année par le Conseil d’Administration qui en fixe les modalités et les communique dans le Club Times, par mail ainsi qu’aux valves du Club House.
En cas de non-respect de ces modalités, les membres pourront encourir des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion du Club.
Dès son arrivée, les nom, prénom et adresse de l'invité seront inscrits dans le registre des invitations, sous la signature du membre invitant.

Article 20. Parking :

Le parking du Château est réservé aux membres qui y viennent déjeuner ou dîner.
Les sportifs doivent obligatoirement utiliser l’accès direct aux installations sportives avenue Val Duchesse, où ils peuvent aisément se garer.

CHAPITRE 4 – LES INSTALLATIONS SPORTIVES

Article 21. Règles générales :

L'esprit sportif et la courtoisie sont les éléments clé de la vie sportive au Club.
Les règles et usages des sports pratiqués doivent être suivis.
Les parents veilleront à ce que leurs enfants fassent preuve d’une attitude de Club et respectent la quiétude et la propreté des lieux.

La tenue vestimentaire devra en tout temps être correcte et correspondra à l’image du Club et de ses membres. Le responsable des activités sportives a le droit de faire des remarques s’il juge inappropriée la tenue d’un membre ou d’un invité, et a le droit de l’exclure pour une période déterminée. En cas de récidive, la direction du Club pourra décider d’une exclusion définitive ou de longue durée.

Les enfants de moins de 10 ans doivent obligatoirement être accompagnés par un adulte et sous sa surveillance.

Une carte vacances payante peut être obtenue pour :

- un membre de la famille directe, non-résident
- un(e) gouvernant(e) M/F
- un échange d'enfants "au pair".

Dans les zones sportives, il est défendu de fumer, de déposer ou d'abandonner des objets risquant d'occasionner des blessures.

Article 22. Tennis- Padel :

Tout membre qui paie une cotisation tennis a automatiquement accès aux terrains de padel et inversement.
Les courts sont réservés à la pratique exclusive de ces sports.
Les joueurs n'auront pas accès aux terrains lorsque ceux-ci sont en réfection ou jugés impraticables par le responsable des activités sportives ou, en son absence, par son délégué.

Tout membre qui paie une cotisation tennis/padel peut réserver un terrain. Les réservations des terrains de tennis et/ou de padel se font on-line. Le membre peut effectuer au maximum 2h de réservations non continues. Une fois ces 2 heures « écoulées », il peut refaire une réservation de maximum 2h et ainsi de suite.

Un membre en ordre de cotisation tennis/padel peut inviter des non-membres . Les invitations sont payantes et limitées à 5 par famille et par an. Ces invitations sont indépendantes des invitations piscine.

Après 10 minutes, un terrain réservé et non occupé devient libre.
Les joueurs sortants sont invités à passer la brosse et à nettoyer les lignes 5 minutes avant l'heure.

Les joueurs de tennis veilleront à bien nettoyer leurs chaussures avant d’emprunter la terrasse et de rentrer dans le bâtiment des vestiaires.
De manière générale, sur les courts, une tenue majoritairement blanche ainsi que des chaussures de tennis à semelle lisse sont exigées.

Article 23. Piscine :

La Piscine est ouverte d’avril à fin septembre. L’accès aux abords de la piscine est strictement interdit en dehors des heures d'ouverture, fixées chaque année par le Bureau du Conseil. L’on ne peut nager qu’en présence du maître nageur.
Le Club décline toute responsabilité en cas d'accident à moins que sa responsabilité directe ou celle de son personnel puisse être engagée.
Chaque membre ou invité en tiendra compte lorsqu’il décide de se baigner.

Les personnes qui désirent se mettre en tenue de bain utiliseront exclusivement les vestiaires Piscine et respecteront les zones « pieds nus ». Toute utilisation d’engin sur roue ou landau autour de la piscine ne sera qu’exceptionnellement autorisée.

A part les bouées pour nager, tout engin flottant ou pneumatique est interdit dans la Piscine.

Le responsable des activités sportives peut interdire la zone Piscine à toute personne dont le comportement représente un problème pour l’hygiène, la santé ou la sécurité.

Pour des questions d’hygiène évidente, les personnes atteintes de blessures, même pansées, ou d'affections s'abstiendront de se baigner. Les personnes avec longs cheveux veilleront à les relever avec une pince.
Juste avant de se baigner, l'usage des douches et du pédiluve est obligatoire pour tous.

Le responsable des activités sportives se réserve le droit d'interdire tout jeu, exercice ou comportement susceptible de gêner ou de troubler les nageurs. Sont proscrits les exercices ou jeux dangereux, notamment le fait de maintenir une personne de force sous l'eau, courir sur le pourtour de la piscine, crier, plonger, pousser des personnes à l’eau ou utiliser des accessoires (ballons, planches, palmes, etc).

Il est rappelé qu’aucun objet en verre ne peut être utilisé en dehors du « Club House ».

Les transats ne peuvent être réservés. Les fauteuils vides depuis plus de 2 heures pourront être libérés par le responsable des activités sportives. Ils ne peuvent être occupés par les enfants de moins de 14 ans lorsqu’il en manque pour les adultes.

Les enfants en bas âge sont admis dans la Piscine, à condition d’être surveillés par un adulte, de porter un lange adéquat (Pampers spécial piscine) et un maillot de bain par dessus.

Le responsable peut également décider de faire sortir les enfants à certaines heures et/ou de réserver des couloirs à certains types de nageurs.

Le solarium est un lieu de repos où le calme et le respect d’autrui sont spécialement demandés.